Xây dựng hệ thống eOffice phục vụ quản lý theo tiêu chuẩn ISO


MỞ ĐẦU

  1. Lý do chọn đề tài

Trước đây công tác quản lý của hầu hết các cơ quan, đơn vị, xí nghiệp trường học ở nước ta chủ yếu là phương pháp thủ công vì thế mọi công tác quản lý lưu trữ hồ sơ đều sử dụng các giấy tờ, văn bản. Điều này gây ra nhiều khó khăn trong việc lưu trữ như dễ bị thất lạc hay hư hỏng qua thời gian, việc tìm kiếm tốn nhiều thời gian, công sức và đòi hỏi nhiều nguồn nhân lực…  do vậy hiệu quả của công tác chưa cao.

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, nhu cầu học tập, nghiên cứu khoa học của con người cũng không ngừng nâng cao. Đặc biệt, trong những năm gần đây lĩnh vực công nghệ thông tin đã có những bước tiến vượt bậc, tin học đi sâu vào nhiều lĩnh vực của xã hội và được ứng dụng ngày càng mạnh mẽ. Trong đó, công tác quản lý là một trong những lĩnh vực được tin học hóa nhanh nhất. Và hiện nay tất cả các khó khăn trong việc quản lý thủ công dường như đã được khắc phục một cách triệt để vì sự ra đời của các phần mềm quản lý và đặc biệt là hệ thống eOffice – Văn phòng điện tử.

eOffice ra đời không chỉ giúp thực hiện lưu trữ dữ liệu trên máy tính gọn gàng và chính xác mà còn hỗ trợ việc tìm kiếm một cách nhanh chóng. Hiệu quả mà eOffice mang lại đã nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ Công nghệ Thông tin, tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình quản lý xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ… Chính vì vậy mà công tác quản lý hiện nay trở nên đơn giản, thuận tiện và đem lại hiệu quả cao hơn.

Gần đây, phần mềm eOffice do nhóm kỹ sư Trung tâm An ninh mạng của Trường đại học Bách khoa BKIS thiết kế bởi kiến trúc sư trưởng Nguyễn Tử Quảng đã được triển khai ở nhiều nơi và có đem lại hiệu quả cho các đơn vị sử dụng; nhưng chưa được sử dụng trong các trường đại học. Ở đại học Đà Nẵng cũng đang xúc tiến việc xây dựng hệ thống eOffice hỗ trợ cho việc quản lý công văn nhưng đến nay vẫn chưa hoàn thành và không biết có triển khai được hay không. Với các yếu tố trên đòi hỏi tại đơn vị là khoa Công nghệ Thông tin cần có hệ thống phần mềm hỗ trợ trong công việc.

Khoa Công nghệ Thông tin, trường Đại học Bách Khoa, đại học Đà Nẵng là nơi đào tạo nguồn nhân lực trong lĩnh vực Công nghệ Thông tin. Hiện đang quản lý hơn 1500 sinh viên và cán bộ chủ yếu là giảng dạy, không trực tiếp tham gia công tác quản lý trong khi đòi hỏi phải giải quyết một khối lượng lớn công việc. Do đó công tác quản lý là rất vất vả, đòi hỏi phải có hệ thống phần mềm hỗ trợ công tác quản lý tại Khoa có nhiều chức năng cần thiết và đảm bảo tính chính xác, kịp thời, giảm tải, hỗ trợ việc báo cáo định kỳ tới các cấp chỉ đạo; đặc biệt là công tác văn thư, giáo vụ. Bản thân tôi đang đảm nhận công tác giáo vụ của khoa nên thấy rất rỏ những khó khăn bức xúc đòi hỏi phải có phần mềm phục vụ công việc của Khoa.

Và trong năm học 2007 – 2008, trường Đại học Bách khoa, đại học Đà Nẵng bắt đầu triển khai hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO. Tại công văn số 15/ĐHBK-ĐBCLGD về việc Thống nhất quản lý, lưu trữ hồ sơ của Hiệu trưởng trường đại học Bách khoa ký ngày 10 tháng 01 năm 2008 gửi tất cả các Khoa để thống nhất việc phân loại và lập danh mục hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO. Chính vì vậy, Khoa cần phải có phần mềm quản lý với những tính năng theo tiêu chuẩn ISO nhà trường ban hành.

Bên cạnh đó, vấn đề nan giải trong hệ thống quản lý thông tin dữ liệu là việc chia sẽ, phân quyền, bảo mật thông tin hệ thống để tránh sự thất lạc, mất mát thông tin. Vì vậy, muốn xây dựng một hệ thống quản lý cần phải lưu tâm, xem xét đến vấn đề bảo mật, nghiên cứu các vấn đề về mã hóa thông tin để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu trong hệ thống.

Xuất phát từ những lý do trên mà tôi đã chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống eOffice phục vụ quản lý theo tiêu chuẩn ISO”, ứng dụng tại khoa Công nghệ Thông tin, có các giải pháp và tính năng bảo mật làm đề tài luận văn tốt nghiệp thạc sĩ của mình. Chương trình được xây dựng và ứng dụng sẽ giúp hoàn thiện hơn kiến thức được học và có ý nghĩa khoa học, thực tiễn cao.

  1. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Những kết quả nghiên cứu nhằm ứng dụng có hiệu quả cho công tác quản lý tại khoa Công nghệ Thông tin, trường Đại học Bách Khoa, đại học Đà Nẵng. Để hoàn thành mục đích ý tưởng đề ra cần nghiên cứu các nội dung như sau :

–       Phân tích thực trạng tại đơn vị và các quy trình quản lý công văn để đề ra giải pháp hợp lý trong việc xây dựng và triển khai hệ thống.

–       Nghiên cứu công nghệ bảo mật, các thuật toán mã hóa, các giải thuật,…

–       Phân tích, đánh giá và đề ra giải pháp ứng dụng vấn đề mã hóa trong việc truyền và nhận thông tin.

–       Nghiên cứu, ứng dụng các công nghệ bảo mật RSA, MD5… trong chữ ký số hóa.

–       Nghiên cứu, ứng dụng công nghệ dotNet, ngôn ngữ C#, SQL Server 2005,… trong tiến trình xây dựng hệ thống.

–       Tìm hiểu, phân tích, đánh giá môi trường hệ thống mạng để xây dựng và triển khai hệ thống.

–       Xây dựng hệ thống eOffice phục vụ quản lý hồ sơ công văn theo tiêu chuẩn ISO ứng dụng tại khoa Công nghệ Thông tin, trường Đại học Bách Khoa, đại học Đà Nẵng.

–       Cài đặt và triển khai trên môi trường mạng LAN.

  1. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

v  Đối tượng nghiên cứu

–       Tìm hiểu công tác quản lý tại khoa Công nghệ Thông tin, trường Đại học Bách Khoa, đại học Đà Nẵng có những bất cập, thiếu xót để đề ra giải pháp theo yêu cầu chung của Nhà trường nhằm đem lại hiệu quả cao hơn.

–       Phân tích môi trường mạng cục bộ LAN tại đơn vị để đề ra cách thức xây dựng và triển khai hệ thống.

–       Nghiên cứu các vấn đề về mật mã trong việc mã hóa, truyền nhận thông tin, bảo mật dữ liệu để đề ra giải pháp ứng dụng vào hệ thống eOffice.

–       Triển khai xây dựng hệ thống eOffice phục vụ quản lý.

–       Đánh giá khả năng bảo mật và ứng dụng của hệ thống.

v   Phạm vi nghiên cứu

–       Các vấn đề bảo mật, ứng dụng chữ ký điện tử sử dụng các thuật toán mã hóa trong hệ thống eOffice.

–       Ứng dụng cho công tác quản lý tại khoa Công nghệ Thông tin, trường Đại học Bách Khoa, đại học Đà Nẵng.

  1. Phương pháp nghiên cứu

Đề tài này sẽ kết hợp hai phương pháp nghiên cứu, đó là:

v  Phương pháp nghiên cứu lý thuyết

–       Nghiên cứu tài liệu, ngôn ngữ và công nghệ liên quan.

–       Tổng hợp các tài liệu.

–       Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo quy trình xây dựng ứng dụng phần mềm.

v  Phương pháp nghiên cứu thực nghiệm

–       Phân tích yêu cầu thực tế của bài toán và xây dựng các bước phân tích hệ thống để hỗ trợ việc lập trình, xây dựng ứng dụng.

–       Vận dụng các vấn đề nghiên cứu về mã hóa thông tin trong tiến trình xây dựng hệ thống.

–       Đánh giá kết quả đạt được.

  1. Kết quả dự kiến

–       Phân tích được quy trình quản lý, lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO.

–       Phân tích môi trường hệ thống mạng tại đơn vị để xây dựng và triển khai hệ thống.

–       Đề ra giải pháp và ứng dụng các vấn đề về mã hóa thông tin trong việc xây dựng hệ thống.

–       Xây dựng hệ thống eOffice phục vụ quản lý theo tiêu chuẩn ISO ứng dụng tại khoa Công nghệ Thông tin, trường Đại học Bách Khoa, đại học Đà Nẵng.

  1. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của luận văn

v  Về mặt lý thuyết

–       Tìm hiểu quy trình và cách thức lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000.

–       Tìm hiểu và vận dụng các công cụ, ngôn ngữ và công nghệ liên quan.

–       Phân tích mô hình mạng Client/Server và giải pháp triển khai ứng dụng.

–       Phân tích và đánh giá được vấn đề mã hóa trong việc bảo mật thông tin để ứng dụng vào hệ thống eOffice.

–       Đề xuất giải pháp ứng dụng chữ ký điện tử trong hệ thống eOffice.

–       Ứng dụng quy trình xây dựng phần mềm trong hệ thống quản lý.

v  Về mặt thực tiễn

–       Ứng dụng các công cụ, ngôn ngữ hỗ trợ để xây dựng hệ thống phần mềm.

–       Sản phẩm là hệ thống eOffice phục vụ quản lý theo tiêu chuẩn ISO của nhà trường ứng dụng tại khoa Công nghệ Thông tin và có tăng cường các tính năng bảo mật.

–       Triển khai hệ thống trên môi trường mạng cục bộ.

  1. Đặt tên đề tài

“XÂY DỰNG HỆ THỐNG EOFFICE PHỤC VỤ QUẢN LÝ

THEO TIÊU CHUẨN ISO”

  1. Bố cục luận văn

Nội dung chính của luận văn được chia thành 4 chương như sau:

v  Chương 1: Nghiên cứu tổng quan

v  Chương 2: Vấn đề mã hóa trong hệ thống

v  Chương 3:  Phân tích và thiết kế hệ thống

v  Chương 4: Cài đặt và kết quả minh họa


CHƯƠNG 1:   NGHIÊN CỨU TỔNG QUAN

1.1.   PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1.1.1.   Hệ thống

Thuật ngữ hệ thống là một khái niệm rộng và được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau. Trong cuộc sống hàng ngày, con người tiếp xúc với những hiện tượng, những sự kiện, những hoạt động… tất cả đều nhắc tới hoặc liên quan tới thuật ngữ hệ thống.

Nói một cách tổng quát, hệ thống là tập hợp các phần tử hay đối tượng trên đó thực hiện một hay nhiều quan hệ cho trước với những tính chất nhất định. Hệ thống có nhiều thành phần bao gồm các phần tử, môi trường của hệ thống, các đầu vào và đầu ra, trạng thái và hành vi, cấu trúc và mục tiêu của hệ thống.

Hệ thống có rất nhiều loại và có nhiều cách phân chia hệ thống. Ở đây, trong khuôn khổ của luận văn này tôi chỉ nói đến hệ thống thông tin (HTTT) mà đặc biệt là hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL).

Trong các hệ thống thông tin, HTTTQL là HTTT được biết đến sớm và phổ biến nhất. Đối tượng phục vụ của HTTTQL thực sự rộng hơn rất nhiều so với ý nghĩa của chính bản thân tên gọi của nó. Đối tượng của nó không chỉ là các nhà quản lý, mà còn bao gồm cả những người trong một tổ chức làm việc trên HTTT, những người làm công tác phân tích và thiết kế HTTT. Chính xác hơn HTTTQL là hệ thống quản lý thông tin của một tổ chức. HTTTQL trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước.

Trong bất kỳ một cơ quan tổ chức xã hội nào thì thông tin luôn là một phần không thể thiếu do đó việc quản lý cũng là một điều tất yếu. Tùy theo nhu cầu và đặc thù thông tin riêng của từng tổ chức mà mỗi tổ chức có một cách quản lý thông tin khác nhau. Tuy nhiên để có thể quản lý và tổ chức các thông tin ấy có hiệu quả người quản lý cần phải phân tích toàn bộ hệ thống của tổ chức cũng như HTTT trong tổ chức để có thể tạo nên một HTTTQL có hiệu quả. Đó là lý do chúng ta cần phải phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.

1.1.2.   Phân tích thiết kế hệ thống

1.1.2.1.   Thế nào là phân tích thiết kế hệ thống

Phân tích hệ thống chính là sự khảo sát một hệ thống hay một vấn đề để cải tiến hệ thống đang tồn tại hoặc thiết kế và cài đặt hệ thống mới.

Thiết kế hệ thống chính là việc thiết kế các thành phần, các hệ thống con của hệ thống, tạo dựng các mối liên hệ, liên kết giữa các thành phần và đảm bảo toàn hệ thống vận hành tốt. Những người thiết kế hệ thống chính là các kiến trúc sư của hệ thống.

Việc phân tích thiết kế hệ thống gắn liền với việc sử dụng phần cứng và phần mềm tin học, bao gồm việc nghiên cứu chi tiết vấn đề, thiết kế, xây dựng những phương pháp tốt để giải quyết, nhằm đạt được mục đích theo những hạn chế và khả năng có thể.

1.1.2.2.   Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống

Hiện nay có rất nhiều phương pháp phân tích thiết kế hệ thống đã được đề xuất và áp dụng như: AXIAL, CIAM (Conceptual Information Analysis Methodology), JSD (Jackson System Development), MERISE (Méthode pour Rassembler les Idées Sans Effort), SADT (Structured Analysic and Design Technique), SDM (Structured Design Methods)… Ở đây tôi chỉ giới thiệu sơ lược ba phương pháp điển hình sau:

v  Phương pháp SADT

Phương pháp SADT (viết tắt từ cụm từ Structured Analysic and Design Technique – kỹ thuật phân tích và thiết kế có cấu trúc), do công ty Softech Inc (Mỹ) phát triển, nhưng được áp dụng tương đối phổ biến ở châu Âu và ở Pháp.

Phương pháp này xem hệ thống là tập hợp các chức năng có quan hệ với môi trường. Nó sử dụng mô hình hóa để xây dựng các đơn thể theo hướng tiếp cận từ trên xuống và tiến hành phân tích các chức năng của hệ thống để thành lập một mô hình logic về chức năng của hệ thống mới dưới dạng một biểu đồ luồng dữ liệu.

v  Phương pháp MERISE

Phương pháp MERISE (viết tắt từ cụm từ Méthode pour Rassembler les Idées Sans Effort, tạm dịch phương pháp tập hợp những ý tưởng dễ dàng) được đề xuất bởi CETE (Centre d’Etude Technique de I’Équipement d’Aix-en-Provence), INRIA (Institut Nationale de Recherche en Informatique et Automatique) và Viện Đại Học Marseilles III tại Pháp vào năm 1974. Đây là một phương pháp có cơ sở khoa học vững chắc, được sử dụng nhiều ở Pháp và châu Âu.

Phương pháp này đưa ra cách nhìn tổng quan về HTTT của xí nghiệp hay của một tổ chức, dựa trên mô hình hệ thống: hệ thống quyết định, hệ thống thông tin và hệ thống tác nghiệp. Từ quan niệm này, HTTT được kiến trúc theo 3 mức: mức ý niệm (conceptual level), mức logic hay mức tổ chức (organizational level) và mức vật lý (technical level).

Những đặc trưng cơ bản của phương pháp MERISE là:

–       Tiếp cận  theo mức nhằm hình thức hóa hệ thống tương lai.

–       Tiếp cận theo giai đoạn nhằm phân cấp các quyết định.

v  Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng

Phương pháp này xem hệ thống như các thực thể được tổ chức từ các thành phần mà các thực thể chỉ được xác định khi nó thừa nhận và có quan hệ với các thành phần khác. Phân tích dựa trên việc tìm hiểu hệ thống là cái gì và hệ thống làm gì. Các chức năng của hệ thống được biểu diễn thông qua các đối tượng, nên việc thay đổi, tiến hóa các chức năng sẽ không ảnh hưởng đến cấu trúc tĩnh của phần mềm, có khả năng thống nhất cao để xây dựng các thực thể phức tạp từ các thực thể đơn giản. Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng thực hiện tìm kiếm, mô tả các đối tượng từ đó thực hiện đặc tả các hành vi, bổ sung chi tiết nếu cần thiết để cài đặt hệ thống.

About svktclub

svktclub nhận viết thuê luận văn,báo cáo,chuyên đề tốt nghiệp
Bài này đã được đăng trong Dịch vụ viết luận văn và được gắn thẻ , , . Đánh dấu đường dẫn tĩnh.

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s